2005-01-10 - Pappersadministrat�ren

Jag antecknar mycket. Jag pratar med massor av m�nniskor. Jag ringer dem, s�ker upp dem, blir sj�lv uppringd eller inkallad till m�ten. Jag har m�nga kontakter p� en dag, uppemot 30 eller mer ibland. Det �r massor som f�rmedlas: fakta, fr�gor, olika alternativ att fundera p�, beslut som ska tas och avtal som ing�s. Mycket att minnas. Mycket som m�ste vara s�kbart f�r �terkoppling - och jag har provat diverse l�sningar f�r att h�lla ordning p� allt.

* Sm� A6-block, f�r att de �r l�tta att ta med. Nackdel: antingen �r de limmade/h�ftade och d� kan man bara skriva p� ena sidan av papperet (g�r ju inte an om man �r milj�knutte) eller s� �r de spiralbundna, och d� kan man pl�tsligt (r�ka) skriva fr�n tv� h�ll i blocket vilket ger magnifik oreda n�r man s�ker n�t. Mycket prat tar m�nga sidor, och m�nga block blir det: Ett evigt bl�ddrande.

* Stora A4-block, f�r att det ryms mycket i dem - men de tar plats och �r otympliga att ta med. De billiga limbundna utan omslag trillar i bitar n�r man f�rs�ker skriva p� baksidan, och papperet �r tr�haltigt s� det gulnar fort och ser sunkigt ut. De spiralbundna blocken �r b�ttre men dyrare, jag frestas allt som oftast att dra ut sidor och d� skr�par de, och efter omild behandling �r spiralen deformerad och d� g�r det inte bl�ddra i blocket, och s� blir det alltid tomma sidor i slutet eftersom jag inte v�gar chansa p� att blocket r�cker utan tar ett nytt, och sen n�r jag ska kasta det i pappers�tervinningen s� m�ste jag ta bort spiralel�ndet med t�ng. St�ltr�den fastnar i tyg och h�r ocks� (i alla fall i mitt som numera �r s� l�ngt att det ligger i h�gar p� bordet).

* L�sa lappar: postit (dyra, samlar katth�r och smulor p� baksidan), tillskurna av �verloppspapper (fula) eller nu senast en kloss �verblivna valsedlar som jag fick gratis (�nnu fulare). Alla med det problemet att de ser likadana ut som alla andra lappar, vilket inneb�r att jag f�r leta igenom alla lappar p� hela skrivbordet innan jag hittar r�tt, och ibland s� hittar jag dem inte �nd� eftersom de oavsiktligt f�ljt med i n�gon av alla de papperstravar som jag skyfflar runt. Och s� �r det de d�r udda lapparna som inte blir �tg�rdade: roliga citat, boktips man f�tt, artikelnumret p� lysr�ret i badrummet...

* Skriva in i b�rbara datorn direkt - bra l�sning f�r protokoll och minnesanteckningar men kr�ver eluttag eftersom batteritiden �r begr�nsad till n�gon timme, och tre kilo �r faktiskt ganska tungt att sl�pa p� om man inte har ryggs�ck. Jag bar den en g�ng i handtaget i 20 minuter och min arm blev en decimeter l�ngre p� kuppen. Inte v�gar jag l�gga ifr�n mig den var som helst heller.

S�, med femton �rs erfarenhet av intensivt pappersbruk vill jag nu dela med mig av mina b�sta tips:

* Allt jobbsnack skriver jag in l�pande i en limbunden anteckningsbok, lite l�gre och bredare �n ett A4 och med fina omslag. Jag k�per dem i storpack men anv�nder strikt bara ett i taget och skriver in ALLT i det (utom nedanst�ende...) s� att jag med ledning av almanackan och minnet kan r�kna ut ungef�r var i avlagringarna en viss episod b�r finnas. "F� se nu, det var f�re m�tet med X men inte s� l�nge sen som Y..." Sen lagrar jag dem f�r s�kerhets skull ett tag i bokhyllan - de ser ju prydliga ut p� rad, alla i samma storlek. Vilket �r som helst b�rjar jag kanske numrera och skriva datum p� dem ocks�...

* Epostadresser och telefonnummer skriver jag genast in i min visitkortsp�rm - med blyerts - om jag �r p� kontoret. Annars i anteckningsboken, s� att jag kan f�ra �ver dem senare. Aldrig p� en lapp. Slut med telefonnummer som man inte vet vart de g�r. Slut med borttappade kontakter.

* Boktips l�gger jag genast in i min �nskelista p� Adlibris. (Det �r m�jligt att musiksajterna har motsvarande funktion, jag har inte kollat.)

* Id�er om allt m�jligt skriver (ritar) jag i en s�rskild anteckningsbok som aldrig l�mnar hemmet. S�nt �r kul att ha kvar.

* L�senord, registreringskvitton, kodsnuttar och s�nt har jag i en s�rskild p�rm, och jag skriver in dem d�r direkt n�r jag v�ljer/f�r dem.

* P� kylsk�pet i k�ket sitter en magnetisk beh�llare med lappar och en penna (en speciell penna som �r "kylsk�pspennan" och aldrig f�r vara n�n annanstans �n just d�r). D�r skriver jag upp saker som tagit slut, s� att ink�pslistan redan �r klar n�r jag ska g� till aff�ren (f�r i det l�get kommer jag aldrig ih�g vad det var jag skulle k�pa).

* Protokoll skriver jag som sagt in i datorn direkt medan m�tet p�g�r. Jag har f�rdiga mallar f�r det, med alla de st�ende punkterna och vanliga deltagarna inskrivna. Om det �r folk som kommer l�ngv�ga ifr�n har jag dessutom med mig min lilla skrivare och tvingar justerarna att skriva p� direkt efter m�tet, s� jag slipper jaga deras signatur i evigheter efter�t.

* Till sist ett mycket klokt r�d fr�n f�retagsr�dgivaren Bj�rn Lund�n: Ta bara i papper en g�ng. Best�m genast vad du ska g�ra med dem. N�r du �ppnar posten, kasta det som ska kastas, s�tt in det som ska sparas i r�tt p�rm och fyll i s�dant som ska returneras, genast. N�r du skriver ut ett brev, stoppa det i kuvert och skriv p� adressen p� samma g�ng.

Bj�rns r�d f�r med sig att du 1) m�ste t�nka igenom vilken sorts paper du ofta hanterar f�r att kunna best�mma vad du ska g�ra med dem och 2) inte ska ta i papperen f�rr�n du har tid att g�ra det "f�rdigt". Bara en s�n sak. Det kommer att g�ra livet s�� mycket enklare.

� F�rra | N�sta �